Automatyzacja · 02.2026

Sprawdzanie VAT-UE: pół etatu dla robota.

Profil handel, sprzedaż do krajów UE

Proces sprawdzanie kontrahentów w VIES

Zakres 1 proces, 3 tryby uruchomienia

Trzy odpowiedzi, trzy flagi na liście

        zamknięcie LZ 20 / 70
        →
        robot bierze NIP i kod kraju
        →
        API VIES
      

3 Flaga zielona numer VAT-UE aktywny, sprzedaż do UE dozwolona

2 Flaga czerwona numer nieaktywny — flaga na wszystkich pozycjach listy

4 Flaga żółta VIES nie odpowiada, trzeba sprawdzić ponownie

Flagę dostają wszystkie pozycje danego kontrahenta. Żółta znaczy, że nie ma odpowiedzi i trzeba sprawdzić jeszcze raz.

Punkt wyjścia

Pół etatu na przepisywanie z przeglądarki.

Otwórz wyszukiwarkę Komisji Europejskiej, wpisz NIP i kod kraju, odczytaj wynik, zapisz. I tak dla każdego kontrahenta z listy załadunkowej. Wychodziło pół etatu w miesiącu, w systemie nie zostawał żaden ślad, a pominięte sprawdzenie groziło błędem na fakturze.

Co zbudowaliśmy

Robot startuje sam, bez przypominania.

Sprawdzanie zaczyna się samo w chwili zamknięcia listy załadunkowej na statusie 20 lub 70, albo wtedy, gdy użytkownik uruchomi je z pozycji listy. Robot bierze NIP i kod kraju z kartoteki płatników, pyta API VIES i porządkuje odpowiedź.

Wyniki zapisane w osobnej tabeli: NIP, kraj, status, data, numer listy

Flagi statusu widoczne w przeglądzie pozycji listy załadunkowej

Dane VAT-UE wchodzą na wydruki faktur

Gdy serwis nie odpowiada: flaga żółta, wpis w logu, ponowne pytanie

Pełna historia sprawdzeń do audytu i raportów za wcześniejsze okresy

Co musiało się zmienić

Najpierw workflow, potem zbudowanie robota.

Po stronie ERP trzeba było zrobić trzy rzeczy: włączyć workflow, dodać tabelę na wyniki i zmienić szablony faktur. Resztę wykonuje robot korzystając z możliwości systemu.

Efekty

80–100 h → 2–3 h pracy miesięcznie

ok. 95% redukcja czasu

minuty → sekundy jedna weryfikacja

200–250% szacowany ROI po 12 miesiącach

Narzędzia Dedal (low-code RPA) API VIES (Komisja Europejska) Saturn Workflow Firebird Szablony faktur VAT-UE EDIH hub4industry

Powtarzalne sprawdzanie danych to pierwsze, co warto zautomatyzować.

Nazwy firmy nie podajemy. Liczby pochodzą z audytu i pomiaru procesu u klienta.

Zrób Chaos Scan Porozmawiajmy

← wszystkie insights następny Import zamówień z CSV →

Sprawdzanie VAT-UE: pół etatu dla robota.

Pół etatu na przepisywanie z przeglądarki.

Robot startuje sam, bez przypominania.

Najpierw workflow, potem zbudowanie robota.

Powtarzalne sprawdzanie danych to pierwsze, co warto zautomatyzować.

Twoja prywatność