4,0h / mies.
Case study · Ctrl+X
Obieg dokumentów zakupowych.
Klientfirma produkcyjna, 80 osóbwarmińsko-mazurskie · nazwa objęta NDA
Proceszakupy i faktury kosztowe
Czas wdrożenia8 tygodni
Ten sam proces, dwa porządki
6,0h / mies.
5,0h / mies.
3,0h / mies.
9,0h / mies.
8,0h / mies.
12,0h / mies.
6,0h / mies.
Praca ludzi łącznie53h / mies.
krok ręcznykrok zautomatyzowanyliczby: godziny pracy ludzi miesięcznie
Żaden krok nie zniknął i żaden nie doszedł. To ta sama firma i ten sam proces — tylko poukładany.
01 — kontekst
80 osób, dwa systemy i Excel bez przepływu danych
Producent mebli tapicerowanych z Warmii i Mazur. ERP obsługuje produkcję, ale zakupy i faktury kosztowe w tym wypadku żyją obok — w mailach, skanach, telefonach i arkuszu prowadzonym przez jedną osobę z administracji.
Inne podejście do wdrożenia
Dlaczego to zadziałało w osiem tygodni.
Konwencjonalnie
Warsztaty i mapowanie „jak powinno być”
Nowy system do nauczenia całego zespołu
Wdrożenie całego procesu naraz
Sukces mierzony odbiorem projektu
Wyjątki dopisywane do backlogu
Ctrl Chaos
Pomiar tego, co realnie się dzieje
Akceptacje w narzędziu, którego już używają
Cztery kroki naraz, reszta bez zmian
Sukces mierzony powtórnym pomiarem godzin
Wyjątki jako osobna, widoczna kolejka
Godziny pracy ręcznej, tydzień po tygodniu
53 → 9
Pierwsze pięć tygodni to diagnoza i budowa — wykres nie drgnął. Spadek zaczyna się w tygodniu szóstym, wraz z uruchomieniem obiegu akceptacji.
Co dokładnie zniknęło z kalendarzy
Potrójne wpisywanie
Ta sama faktura trafiała do arkusza, ERP i zestawienia dla księgowości. Zostało jedno wprowadzenie — automatyczne.
Pytania o status
„Gdzie jest ta faktura?” przestało być pytaniem do człowieka. Status widać w tym samym miejscu, w którym idzie akceptacja.
Zamknięcie miesiąca
Dane o kosztach zakupu są w ERP tego samego dnia. Raport dla zarządu przestał być projektem na dwa dni.